La saisie au kilomètre (ou frappe au kilomètre) est une méthode de travail qui consiste à saisir un texte simple sans se soucier de la mise en forme, ni de la présentation finale du document.

Modalités :

1- Le Document à saisir : votre document est un manuscrit (roman, thèse, essai …) ou un texte imprimé (photocopie, compte-rendu, article …)

Il peut aussi déjà être sous forme informatique, mais non modifiable (format .pdf, format .jpg, etc…)

2- L’objectif : le document doit être ressaisi car vous souhaitez pouvoir agir sur ce document : rajouter ou supprimer des informations, insérer des commentaires, illustrer avec des photos, tableaux, graphiques, etc…

3- Le process : vous nous envoyez votre document papier/manuscrit/informatique par courrier ou mail. Nous saisissons intégralement votre document et vous le renvoyons sous la forme d’un fichier issu d’un logiciel de traitement de texte (Word MSOffice ou Writer LibreOffice)

4- La facturation : nous vous facturons au nombre de caractères saisis*. 

* 1 page représente environ 450 mots ou 1 500 caractères, espaces  compris – Police Time New Roman, taille 12, marges à 2.5 cm

Maintenant, c’est à vous de jouer ! Avec ce nouveau document « saisi au kilomètre », vous pouvez maintenant apporter toutes les modifications que vous voulez.

Ou bien…

vous choisissez de nouvelles prestations qui ne sont pas inclues dans la saisie au kilomètre :

• Mise en page selon nos propositions de présentation
• Mise en page selon votre cahier des charges
• Ajout de visuels
• Ajout de tableaux
• Ajout de graphiques
• Ajout d’un sommaire
• Ajout d’en-tête et de pied de page
• Ajout d’une numérotation des pages, etc…

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Il ne s’agit pas ici de relire un document, mais bien de le relier ! Bien présenter un document, c’est déjà donner une image de soi et de son travail.

Pourquoi relier un document ?

La reliure permet de lier ensemble les pages de votre document :

• Mémoire, thèse, rapport de stage, compte-rendu, dossier, book, …
• Manuel de formation
• Guide d’utilisation d’un matériel
• Roman, essai, autobiographie, …
• Catalogue
• Bilan d’entreprises, d’associations, etc…

Fini, les pages volantes, perdues. Fini, les documents incomplets.

La présentation que vous remettez à votre client, Directeur, Maître de Stage … représente votre travail et votre investissement. C’est votre image que vous mettez en avant.

Un document bien relié met en avant votre rigueur et votre professionnalisme, et cela donne toujours bonne impression.

La reliure protège également vos documents, et ils sont bien souvent plus faciles à utiliser, à ranger, et donc … à retrouver !

Quel choix de reliure ?

Il existe différents types de reliure. Cet article reprend les méthodes les plus utilisées.

a/ La Reliure à spirale ou perforeliure

Très courante, la reliure à spirale permet de relier des documents comprenant jusqu’à 450 pages de 80 gr. Pratique, elle permet d’insérer à volonté de nouvelles feuilles, d’en remplacer, ou d’en enlever, sans abîmer le document et la reliure.

La première page est souvent protégée par un transparent qui laisse voir le titre du document. la quatrième de couverture est quant à elle généralement constituée d’une feuille cartonnée pour rigidifier le document.

Il existe 2 types de perforeliure à spirale. Les documents sont d’abord perforés, puis placés dans un peigne maintenu ouvert.

a.1. La reliure spirale avec peigne plastique 

Perforeliure plastique

C’est la méthode la plus courante et la plus utilisée. Facile à mettre en oeuvre, elle s’adapte à tous les documents. Ceux-ci s’ouvrent à 180° et peuvent être photocopiés aisément.

Il existe différentes tailles de peignes suivant le nombre de pages à relier (valeurs estimatives – anneaux ronds de 6 à 28 mm, anneaux ovales à partir de 32 mm)

Les peignes plastiques sont très résistants et peuvent êtres réutilisés.

Perforeliure métal

a.2. La reliure spirale avec peigne métal

Facilement photocopiable grâce à une ouverture du document à 360°, ce type de reliure est cependant un peu moins pratique car les pages ne peuvent pas être ajoutées ou modifiées sans tordre le peigne en métal (valeurs estimatives).

b/ La Reliure thermique ou thermoreliure

Principe : le document est placé dans une chemise dont la tranche est pré-encollée. La première page de cette chemise est transparente alors que le dos est opaque. L’ensemble est ensuite placé dans une machine à relier dont la chaleur fixe les pages dans la chemise. Avec le thermocollage, on peut relier un document jusqu’à 500 feuilles (50 mm).

Inconvénients : on ne peut pas enlever, modifier ou ajouter de nouvelles pages sans abîmer le document. C’est une reliure définitive.

 c/ La Reliure agrafée

c.1. L’agrafage 1 point haut à gauche

C’est la reliure la plus basique : 1 seule agrafe pour empêcher les feuilles de se mélanger : ça a le mérite d’être efficace, à défaut d’être très esthétique et présentable !

c.2. L’agrafage 2 points à gauche

Identique à l’agrafage 1 point, mais cette fois ci, il y a 2 agrafes. On peut ajouter un transparent et une feuille cartonnée pour protéger le document.

c.3. La reliure agrafée avec piqûre de cheval

Principe : le document est plié en 2 à cheval sur les agrafes (généralement 2). Il n’y a donc ni transparent en couverture, ni dos cartonné en 4ème de couverture.

On rencontre souvent ce type de reliure dans les brochures touristiques ou commerciales. Elles sont aussi souvent utilisées par les administrations et les associations.

d/ La Reliure notaire ou reliure notariale

Reliure notariale rivetée

Plus spécifiquement dédiée aux métiers du droit (notaire, avocat, …), cette reliure évite le paraphe de toutes les pages des actes et empêche la substitution ou addition de pages.

Principe : la reliure se compose d’un ruban collé au recto de la page de signature. Ce ruban traverse par une fente la totalité du document et vient se coller au verso de cette même page.   Des rivets ou des vis en laiton maintiennent le document en place et assurent sa solidité.

Avantages :  cette reliure est dite « inviolable » ou « infalsifiable » [je me méfie un peu de ces mots à notre époque …]. Dans tous les cas, elle offre une présentation officielle soignée des documents de droit.

Bref, vous l’avez compris, il existe différents types de reliure, et tous n’ont pas été ici repris, uniquement les plus usuels. Vous devez choisir ? Votre reliure doit être adaptée :

• au document que vous reliez
• à l’usage que vous voulez en faire
• aux personnes à qui vous le destinez

A vous de relire … cet article !

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1. Le CPF / CPA : c’est quoi ?

C’est un compte personnel qui ouvre des droits à la formation professionnelle. Il remplace depuis le 01.01.2015 le DIF (Droit Individuel à la Formation).

Il est attaché à la personne : les droits acquis le sont pour toute la durée de la vie professionnelle, même si :

• je change d’entreprise.
• je suis au chômage.

2. Le CPF / CPA : c’est pour qui ?

Le compte personnel de formation qui vient d’évoluer en compte personnel d’activité est destiné :

• aux salariés du secteur privé (ceux du public disposent toujours du DIF)
• aux chômeurs et aux personnes en recherche d’emploi.
• aux jeunes de + de 16 ans sortis du système scolaire.
• aux jeunes dès 15 ans s’ils sont en contrat d’apprentissage.

3. Le CPF / CPA : c’est combien d’heures ?

Le cumul maximum est de 150 heures de formation.

Pour les salariés à temps plein, le compte est crédité de 24 h par an jusqu’à 120 heures, puis de 12 h par an jusqu’à 150 heures.

Pour les salariés à temps partiel, le compte est crédité au prorata du temps de travail dans l’entreprise.

4. Quelles démarches pour utiliser son CPF / CPA ?

Votre employeur vous a fait parvenir une attestation précisant le solde de vos droits au DIF au 31.12.2014. Avec cette attestation et votre n° de sécurité sociale, vous devez créer votre compte en ligne sur le site dédié www.moncompteformation.gouv.fr

Vous devez conserver cette attestation car elle vous sera demandée pour toute demande de formation dans le cadre de votre CPF pour obtenir un financement.

5. Quelles formations avec un CPF ?

• On peut effectuer un accompagnement à la validation des acquis de l’expérience (VAE).
• Le CPF ne peut être utilisé que pour réaliser une formation certifiante, qualifiante ou diplômante, inscrite au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles). Consultez le site www.rncp.cncp.gouv.fr
• Quelques formations plus générales sont également possibles : formation linguistique, formation en informatique, formation managériale, formation à la gestion de projet, formation à la PAO, etc…

Vous pouvez vérifier la liste des formations éligibles au CPF sur le site suivant : www.moncompteformation.gouv.fr/recherche_formations_eligibles

6. le CPF : comment ça marche ?

C’est le salarié qui prend l’initiative d’utiliser son CPF.

a/ Si la formation se déroule sur le temps du travail : le salarié doit obligatoirement déposer une demande de formation auprès de son employeur (par lettre recommandée avec accusé de réception) pour demander l’autorisation de celui-ci et pour valider les temps de formation et le choix de la formation.

• le salarié doit informer l’employeur 60 jours avant le début de la formation si celle-ci dure moins de 6 mois.
• le salarié doit informer l’employeur 120 jours avant le début de la formation si celle-ci dure plus de 6 mois.
• l’employeur doit donner sa réponse dans un délai de 1 mois. L’absence de réponse vaut acceptation.

b/ Si la formation se déroule hors du temps de travail, le salarié peut utiliser les heures sans en informer l’employeur. Il faut dans ce cas faire valider la demande de formation par un conseiller du Fongécif (pour les salariés) ou par l’APEC (pour les cadres).

Le demandeur d’emploi peut également utiliser le CPF à son initiative.

7. Combien ça coûte ?

Le coût dépend de la formation choisie et de sa durée. Il est préférable de faire établir plusieurs devis préalables aux centres de formations.

Si le CPF ne permet pas de financer la totalité de la formation, le complément peut être fait :

• par l’employeur
• par l’OPCA (organismes paritaires collecteurs agrées) : www.emploi.gouv.fr/acteurs/opca-opacif
• par l’Etat
• par la Région
• par Pôle Emploi
• et on peut aussi envisager de payer le solde de sa poche

Mettre à jour ses compétences, valider ses acquis, se spécialiser, évoluer dans son entreprise, etc… les raisons de suivre des formations sont nombreuses. Alors n’hésitez pas à utiliser votre CPF pour faire évoluer votre carrière professionnelle ! Et créer votre compte CPA si vous n’aviez pas créer votre CPF !

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1. La retranscription audio : définition

Vous êtes décidé : vous devez faire transcrire vos enregistrements car vous n’exploitez pas toutes les idées, vous en avez oublié, vous souhaitez vous remémorer les débats auxquels vous avez participé, etc…

Comment faire transcrire mon enregistrement ?

La retranscription audio : fonctionnement

I. La communication des informations

Pour procéder à une retranscription audio de qualité, quelques informations préalables sont nécessaires :

• type de réunion (Comité d’Entreprise, CHSCT, discours, colloque médical, réunion commerciale, conférence, congrès, etc…)
• nombre d’intervenants
• qualité de l’enregistrement (bruits de fond, éternuements, téléphone portable vibrant, etc…)
  

  transcription audio

• durée de la séquence (30 minutes, 1 heure ?)
• type de retranscription souhaitée (verbatim, syntaxe révisée, synthèse,  etc…)
• support de l’enregistrement (cassette, fichier numérique, etc..)
• forme de la restitution de l’enregistrement (fichier informatique, document imprimé et mis en forme, document relié, nombre d’exemplaires souhaités, etc…)
• délai de restitution du travail

L’ensemble des ces éléments permettra à l’Assistante d’établir un devis personnalisé correspondant précisément au travail demandé.

II. Transcription du document

Une fois le devis validé, vous envoyez à l’Assistante votre document audio sous la forme que vous souhaitez :

• cassette
• micro-cassette
• fichier numérique
• MP3
• DVD, etc…

et le travail de retranscription peut commencer suivant vos directives, le délai demandé et le format souhaité.

NB : Tous les documents sont traités en toute discrétion et en toute confidentialité.

Vous êtes convaincus ? Alors n’hésitez plus : confiez votre enregistrement audio pour en garder une trace écrite. C’est un bon moyen d’optimiser les idées évoquées lors des réunions et de s’en rappeler le moment opportun.

BREIZH AZERTY vous propose en télétravail cette prestation de retranscription : renseignez-vous ! 

Assistante Indépendante en Bretagne

Breizh Azerty – 06 98 80 31 76 – contact@breizhazerty.fr

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• le médecin qui assiste à un colloque,
• le juriste qui dicte un compte-rendu,
• l’avocat qui utilise son dictaphone pour donner les grandes lignes du courrier à établir,
• l’architecte qui enregistre sur son smartphone des idées ou des notes,
• les CE ou CHSCT qui souhaitent une synthèse de leurs réunions,
• l’étudiant qui assiste à un cours magistral,
• le club sportif ou l’association lors de son Conseil d’Administration, etc…

Cette liste n’est pas exhaustive et chacun peut être amené à faire un enregistrement. Or il est plus aisé de retrouver les idées abordées lorsqu’elles sont sous format écrit (format numérique ou papier).

Alors, qu’en est-il du travail de retranscription audio ? En quoi consiste t-il ? Pourquoi ce travail requiert-il rigueur et concentration ?

La retranscription audio :

un travail de longue haleine et de précision.

I. La qualité de l’Enregistrement

dictaphone, smartphone

L’enregistrement audio peut être réalisé à l’aide d’un dictaphone à cassettes (si, si !), un dictaphone numérique ou un smartphone.Le matériel utilisé et son âge (!) influent sur la qualité audio de l’enregistrement (grésillements, etc…).

De la même façon, l’environnement joue un rôle non négligeable :

• le nombre de personnes qui parlent
• l’ambiance de la salle (calme vs chuchotements vs agitation)
• les bruits de fond ( fenêtre ouverte, rue passante, chaise qui grince, etc…)

Bref : plus l’enregistrement sera qualitatif, meilleur sera le son et plus la retranscription sera aisée….mais cela ne dépend pas que de vous !

II. Le contenu de l’Enregistrement

Que le contenu provienne d’un colloque médical, d’un séminaire commercial, d’une conférence technique ou des notes d’un avocat, d’un huissier ou d’un dentiste, le vocabulaire utilisé lors de ces interventions peut s’avérer très spécifique :

• terminologie juridique
• jargon médical
• vocabulaire technique

Balance de la Justice

Caducée médical

L’assistante qui travaille à retranscrire un enregistrement doit connaître le maximum de vocabulaire lié à ces différentes spécialités.

III. Le type de retranscription

Verbatim, in extenso, optimisé, révisé, intégral remanié ou synthétisé ?

Eh oui ! c’est à vous de préciser lors de votre commande la façon dont vous souhaitez voir mis en forme la retranscription. Et là encore, le travail n’est pas le même !

Petit glossaire de la retranscription :

• verbatim : reproduction fidèle mot-à-mot et détaillée de la séquence enregistrée. On conserve les hésitations, les répétitions, les blancs, les mots familiers, etc…
• optimisé : hésitations et répétitions sont supprimées. La formulation des échanges est légèrement modifiée pour assurer la fluidité de la lecture.
• révisé : le texte est mis en forme pour respecter les règles de la langue écrite.
• synthétisé : seuls les points essentiels des débats sont transcrits. Les passages hors sujets ne sont pas conservés.

On résume :

La retranscription audio est donc un travail de longue haleine ! Sachez-le : 1 heure d’enregistrement peut générer entre 4 à 6 heures de retranscription suivant la qualité de l’enregistrement, son contenu et le type de retranscription souhaité.

Dans tous les cas, n’hésitez pas à contacter une Assistante Indépendante si cette prestation, qui peut se réaliser en télétravail, vous intéresse. Elle vous proposera un devis pour répondre à votre demande.

Assistante Indépendante en Bretagne

Contactez-moi !

Tél. 06 98 80 31 76 – Mail : contact@breizhazerty.fr

 Dans un prochain article, je vous proposerai de découvrir les étapes à suivre pour réaliser une transcription d’un de vos enregistrements.

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Même à mi-temps, les moyens financiers dont dispose l’entreprise ne sont peut être pas suffisants. Pourtant, organiser efficacement votre entreprise est primordial car une mauvaise gestion peut mettre en difficulté ou en danger votre structure.

Pour vous aider dans vos tâches administratives, commerciales ou de communication, vous pouvez externaliser votre secrétariat auprès d’une assistante indépendante.

Pourquoi une secrétaire par intérim ?

• pas de coût de personnel supplémentaire.
• pas de frais de mobilier et de matériel.
• une réactivité immédiate correspondant précisément votre besoin.
• un service ponctuel ou régulier.

Les avantages sont nombreux et la souplesse de ce mode de travail totale.

• Vous n’avez pas nécessairement toutes les compétences ou le temps suffisant à la gestion de certaines tâches du quotidien.
• Votre entreprise est sollicitée et vous devez faire face à un surcroît d’activité temporaire.
• Vous devez assurer le remplacement d’un salarié absent (maladie, congés, etc…)

L’Assistante indépendante s’adapte à votre entreprise et à votre mode de fonctionnement.
Elle apprend à vous connaître, vous apprenez à lui faire confiance. Vous vous déchargez sur elle des tâches obligatoires au bon fonctionnement de votre structure mais qui sont parfois très chronophages.

Convaincu ? Alors n’hésiter plus !

Sceptique ? Laissez-vous convaincre ! 

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• Formations Bureautique & Web : In-Set à Rennes
• Faculté des Métiers de Rennes 

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